Wat mag nu wel en wat mag niet bij het versturen van commerciële e-mails? Er zijn een aantal dingen waar je als bedrijf op moet letten met betrekking tot de aanmelding, de inhoud en het afmeldproces voor de ontvangers. Dit conform diverse wet- en regelgeving in Nederland.
Aanmelden voor nieuwsbrief
Actieve inschrijfhandeling
De ontvanger moet een actieve inschrijfhandeling verrichten tijdens de aanmelding. Dus geen vooraf aangevinkte vakjes op het inschrijfformulier of de aanmelding verbergen in de Algemene Voorwaarden of het Privacy Statement, deze gelden niet als toestemming.
Duidelijke omschrijving
Er moet een duidelijke uitleg worden gegeven van wat de ontvanger kan verwachten wanneer hij zich inschrijft. Wat kan de ontvanger verwachten van de e-mails. Verder is het niet verplicht om de frequentie te vermelden, maar dit wordt wel aangeraden. Op deze manier is het voor de ontvanger duidelijk hoe vaak hij een e-mail mag verwachten en is meteen de kans op uitschrijvingen een stuk kleiner.
Toestemming aantonen
De verzender van de e-mailing moet kunnen aantonen dat er vooraf toestemming is gegeven door de ontvanger. Het staat niet exact vast op welke manier de toestemming moet worden verkregen en hoe deze wordt vastgelegd, als het maar aantoonbaar is.
Uitzondering
Voor het aanmeldproces geldt er een uitzondering, wanneer de e-mails worden verzonden naar bestaande klanten. Maar let op, dit geldt alleen wanneer:
- De klant op de hoogte is gebracht dat de gegevens worden gebruikt voor commerciële doeleinden
- De mogelijkheid tot verzet is geboden tijdens het verkrijgen van de gegevens
- De communicatie moet betrekking hebben op eigen en gelijksoortige producten
Daarnaast mogen servicegerichte e-mailings, dienstmededelingen of interne e-mails zonder expliciete toestemming verstuurd worden.
Inhoud van mailings
(Tip) Het is van belang dat de naam van het bedrijf terugkomt in de afzendernaam, zo kan de ontvanger eenvoudig herkennen van wie deze mail afkomstig is. Daarnaast is het altijd betrouwbaarder als het logo en de bedrijfsnaam in de e-mail overeenkomen met de afzender.
Iedere e-mail moet beantwoord kunnen worden, dus ook commerciële e-mails. Het gaat om communicatie, een gesprek aangaan met de ontvangers. Een no-reply adres kan dus niet meer in deze tijd. Geef de ontvanger het gevoel dat hij kan reageren wanneer hier behoefte voor is.
Afmelden
De ontvanger moet áltijd de mogelijkheid hebben om zich af te melden. Alle e-mails moeten dan ook voorzien zijn van een afmeldlink. De manier van afmelden moet overeenkomen met het aanmeldproces indien er meerdere aanmeld mogelijkheden zijn voor uw bedrijf.
Uitzondering
Servicegerichte e-mailings, dienstmededelingen of interne e-mails hoeven geen afmeldlink te bevatten. Deze e-mails zijn niet commercieel, dus is dat niet van belang.
E-mail marketing is niet meer weg te denken. Wij adviseren u graag over de mogelijkheden. Neem daarom eens contact op met één van onze specialisten binnen MediaZo!.
