Processen die vóór mensen werken.
Wij helpen bedrijven stap voor stap hun processen te digitaliseren, optimaliseren en automatiseren op een manier die past bij hoe jouw onderneming werkt.
Zodat je processen uiteindelijk slimmer gaan werken vóór jou.
Kennismaking aanvragen Gratis checklist
- Eerste fase live in ca. 4 weken
- Verbonden met je boekhoudpakket
- Training op locatie
Herken jij dit...
Je processen zitten vol goede bedoelingen, maar werken ze ook echt efficiënt?
Veel organisaties willen efficiënter werken, maar zitten vast. Verandering is lastig, vooral zodra alles in één keer anders moet. Bij ons draait procesoptimalisatie om rust, grip en groei.
Onze werkwijze voor effectieve procesoptimalisatie
Hoe pakken wij dit aan?
Download gratis het overzicht en ontdek hoe je veelgemaakte fouten voorkomt.
De 7 grootste valkuilen bij procesoptimalisatie
- Praktische checklist om jouw processen te scannen.
- Concrete voorbeelden uit de praktijk.
- Direct inzicht in oplossingen.
Wat verandert er?
Van losse eindjes naar één doorlopend proces
Klik op een stap en zie wat er voor jouw team verandert.
Aanvraag binnen, klantkaart ingevuld
Een aanvraag van iemand die nog geen klant is? Met één klik haalt ZoLive de gegevens uit het bericht.
Nu
Naam, adres en telefoonnummer uit de mail overtypen
Met ZoLive
AI Analyse vult de nieuwe klantkaart in, jij controleert
Opvolging die niet meer vergeten wordt
Elke deal heeft een fase, en bij elke fase horen de juiste taken. Zo valt er niets tussen wal en schip.
Nu
Opvolgen hangt af van wie het onthoudt
Met ZoLive
Deal-fases met taken en een Autopilot-flow
Getekend, en het vervolg staat klaar
De klant tekent de offerte digitaal. Daarna zet ZoLive het vervolgwerk klaar met de gegevens die er al staan.
Nu
Na de handtekening begint het overtypen
Met ZoLive
Deal op Gewonnen, project en taken klaar om in te plannen
ZoLive legt de puzzel, jij zegt prima
Kies monteurs, periode en werkdag. ZoLive verdeelt de openstaande taken en maakt een planvoorstel.
Nu
Whiteboard, Excel en rondbellen
Met ZoLive
Planvoorstel voor je monteurs, pas vast na jouw akkoord
Alles vastgelegd op locatie
De monteur legt tijdens het werk metingen, checklist en foto's vast. Niets meer overtypen op kantoor.
Nu
Papieren bonnen die kwijtraken
Met ZoLive
Metingen, checklist en foto's direct in ZoLive
Factuur direct na de klus
De werkbon is klaar, de factuur ook. Alles komt uit de gegevens die al in ZoLive staan.
Nu
Werkbon overtypen in de facturatie
Met ZoLive
Factuur uit de gegevens die er al staan
Openstaande posten in beeld
Je ziet welke debiteuren nog openstaan en hoe oud de oudste post is. Herinneringen gaan vanuit ZoLive.
Nu
Debiteuren nabellen uit het hoofd
Met ZoLive
Openstaande debiteuren en herinneringen vanuit ZoLive
Administratie en boekhouding, eindelijk verbonden
Klanten, verkoop- en inkoopfacturen gaan van ZoLive naar je boekhouding. Geen exportbestanden, geen dubbele invoer.
Nu
Exporteren en alles dubbel invoeren
Met ZoLive
Verbonden met je boekhoudpakket, een vastgelopen sync zie je in ZoLive
Resultaten
Wat levert procesoptimalisatie op?
Tijdwinst. Overzicht. Groei.
Bewezen succesvol bij bedrijven in o.a. bouw, productie en logistiek. Onze klanten ervaren meetbare verbeteringen vanaf de eerste fase.
30-50%
Tijdsbesparing: gemiddeld 8-12 uur per week minder administratie.
85%
Minder fouten door automatisering.
3x
Snellere doorlooptijd van offerte tot factuur.
100%
Overzicht: alle data op één centrale plek.
Slim, maar niet eigenwijs
AI doet het werk.
De baas blijft de baas.
Wil jij dat een systeem zelf facturen verstuurt, prijzen bedenkt of je planning omgooit? Wij ook niet. ZoLive neemt het saaie werk over: overtypen, uitlezen, klaarzetten. Jij controleert, beslist en zegt akkoord. Pas dan gebeurt het.
AI Analyse
Nieuw bericht. AI vult de klantkaart in.
Er komt een aanvraag binnen van iemand die nog geen klant is. Eén klik op AI Analyse en ZoLive haalt naam, bedrijf, adres en telefoonnummer uit het bericht. Het formulier voor een nieuwe klant staat alvast ingevuld.
Jij beslist
Je kijkt het na en slaat op. AI doet het typwerk, jij houdt de controle.
Autopilot
Het systeem zet alles klaar. Jij drukt op akkoord.
Zet een akkoord-stap in je flow. ZoLive bereidt alles voor en wacht dan op jou. Toch iets niet goed gegaan? Dan draai je de uitgevoerde stappen terug. Wat daarna met de hand is aangepast, blijft gewoon staan.
Jij beslist
Akkoord of afwijzen. Het voorwerk gaat vanzelf, de beslissing blijft bij jou.
Planvoorstel
ZoLive legt de puzzel. Jij zegt: prima.
Tien klussen, vier monteurs, één planner. Kies de monteurs, de periode en de werkdag. ZoLive verdeelt de openstaande taken en maakt een planvoorstel. Pauzes blijven vrij.
Jij beslist
Er wordt niets vastgelegd tot jij bevestigt. Jij kijkt, schuift waar nodig en zegt: prima.
Mens centraal. Het saaie werk gaat vanzelf. De beslissingen blijven bij jou.
Onze werkwijze
Zo verloopt een traject
In behapbare fases, zodat je organisatie gewoon doordraait. Na elke fase werk je er direct mee.
Gratis
Procesanalyse
- Knelpunten en quick wins
- Plan van aanpak per fase
ca. 4 weken
Offerte tot factuur
- Relaties en data overgezet
- Offertesjablonen en e-sign
- Verbonden met je boekhoudpakket
- Training op locatie
4-6 weken
Planning en werkbonnen
- Teamplanning, optioneel met planvoorstel
- Digitale werkbonnen, ook voor leveranciers
- Projectadministratie
4-6 weken
Automatiseren en AI
- Autopilot-flows met akkoord-stap
- AI Analyse op binnenkomende berichten
- Koppelingen naar wens
Veelgestelde vragen over procesoptimalisatie
- Is maatwerk mogelijk?
Ja. Naast de standaardinrichting ontwikkelen we bijvoorbeeld maatwerk offertesjablonen, aanvullende automatiseringen en specifieke weergaven. Maatwerk bekijken we per fase, zodat je vooraf een heldere kostenindicatie hebt.
- Wat is procesoptimalisatie met Zolive CRM precies
We digitaliseren, optimaliseren en automatiseren je bedrijfsprocessen stap voor stap met de Zolive CRM-tools. Denk aan offertes, facturatie, werkbonnen, planning en projecten die je nu nog handmatig of verspreid over losse systemen doet. Het resultaat: meer rust, grip en groei, met minder dubbele handelingen en alle informatie op één centrale plek.
- Wat is het verschil met 'gewoon' een CRM-pakket aanschaffen?
Bij ons koop je geen kale tool die je vervolgens zelf maar moet zien in te richten. We brengen eerst je processen in kaart, adviseren over een efficiëntere werkwijze, richten de software daarop in en begeleiden je team bij de ingebruikname. Zo werkt de software vóór jou, in plaats van andersom.
- Voor welk soort bedrijf is dit geschikt?
Onze aanpak is bewezen succesvol bij bedrijven in onder andere bouw, productie en logistiek, en breder bij organisaties met terugkerende processen rond offertes, planning, werkbonnen en facturatie. Of je nu vooral op kantoor werkt of juist met monteurs, ZZP'ers en leveranciers in het veld: we richten de tools in op de manier waarop jouw onderneming werkt.
- Moeten we in één keer alles anders gaan doen?
Nee. We werken in behapbare fases, zodat je organisatie gewoon doordraait. Elke fase richt zich op één concreet deelproces en is direct na oplevering in gebruik te nemen. Zo houd je overzicht en blijft de impact op je dagelijkse werk beperkt.
- Hoe helpt dit ons om verder te groeien?
Procesoptimalisatie is de opstap naar een goed digitaal fundament. Vanuit die basis kun je groeien: processen worden schaalbaar en zijn steeds verder te optimaliseren. Het is ook belangrijk als je mee wilt met de mogelijkheden van AI, want Zolive maakt daar de nodige integraties voor mogelijk.
- Hoe snel kunnen we ermee werken?
De eerste inrichting verzorgen we doorgaans binnen circa vier weken. In die periode richten we je omgeving in, verwerken we je feedback en gaan we live met een instructie- en trainingsmoment op locatie. Vervolgfases duren gemiddeld vier tot zes weken per fase, in overleg af te stemmen.
- Welke processen kunnen jullie digitaliseren?
Onder andere offertes (opstellen, uitbrengen, opvolgen, converteren en digitaal ondertekenen), facturatie en betalingsherinneringen, periodieke overeenkomsten, leadopvolging, werkbonnen (ook digitaal voor medewerkers en leveranciers), planning, projectadministratie, het vastleggen van metingen en inkoop.
- Kunnen we onze bestaande gegevens overnemen?
Waar mogelijk laden we beschikbare digitale informatie in, zoals product- en klantgegevens, mits die in een ondersteund formaat wordt aangeleverd. Dit nemen we mee tijdens de inrichting.